Veelgestelde vragen over Declareren

  • 1. Hoe kan ik declareren?

    Alle declaraties dienen digitaal te worden aangeleverd via Vecozo (m.u.v. de voorzieningen WMO-taxi, trapliften, hulpmiddelen en woningaanpassingen). Papieren facturen worden niet verwerkt en-/of uitbetaald.
    Als u een softwarepakket heeft voor uw declaraties dan kunt u contact opnemen met uw softwareleverancier om uitleg te vragen hoe u toewijzingen (301 berichten) kunt verwerken en declaraties (303/321 berichten) kunt verzenden. Mocht u geen eigen softwarepakket hebben en uw administratie in bijvoorbeeld in Excel bijhouden, dan kunt u gebruik maken van de Berichten-app van de VNG. De Berichten-app is een eenvoudig gratis programma waarmee u declaraties kunt aanmaken en verzenden. Wilt u meer informatie of wilt u de handleiding bekijken? Klik hier
  • 2. Waarom is mijn declaratie afgekeurd?

    Als uw declaratie is afgekeurd dan kan dit een aantal redenen hebben. De reden van afkeur ontvangt u in een retourbericht (iWMO 304 | iJW304 of iJW322). Hierin staat beschreven wat de reden van afkeur is. Wij vragen u altijd het originele declaratiebericht goed te controleren op reden van afkeur, voordat u een mail stuurt naar de afdeling Inkoop en Contractbeheer. Controleer altijd uw ingediende declaratie op de volgende aspecten;

    • Is het juiste beschikkingsnummer voor de periode gebruikt waarover u declareert;
    • Is het Juiste beschikkingsnummer voor de het product gebruikt;
    • Check of u een toewijzing heeft;
    • Is het contractueel vastgestelde tarief gebruikt;
    • Zijn de juiste eenheden gebruikt;
    • Is het juiste tarief gebruikt in combinatie met eenheden;
    • Is de juiste productcode gebruikt;
    • Is de correcte periode gehanteerd in de declaratie

    Top 5 afkeurmeldingen:
    De meeste declaraties worden afgekeurd op de volgende meldingen:

    Er is geen machtiging/beschikking afgegeven

    In dit geval heeft het systeem geen match kunnen vinden tussen de declaratie en toewijzing voor de periode waarover u declareert. Check goed van tevoren of u het juiste toewijzingsnummer/beschikkingsnummer heeft gebruikt. Dit nummer kunt u terugvinden in het ontvangen 301-bericht of op het Digitaal Leefplein.

    Tarief product ontbreekt of is niet in overeenstemming met de contractafspraken

    Deze afkeuring kan diverse oorzaken hebben. Mogelijkerwijs gebruikt u een verkeerd tarief, omdat u het tarief bijvoorbeeld afrond naar boven of gebruikt u de verkeerde eenheden in uw declaratie.
    Controleer of u de juiste eenheden gebruikt met het daarbij horende tarief en doe een extra check op het totaaltarief. Wees er alert op dat er geen getallen worden omgedraaid.

    Maximum te claimen bedrag is reeds gedeclareerd

    Deze melding geeft aan dat u het maximum van het totaalbudget heeft bereikt.
    Het bedrag dat u declareert, is hoger dan het budget wat er op de toewijzing nog open staat.

    Voorbeeld: U heeft een toewijzing gekregen met een totaalbudget van €500. U heeft al voor €400 aan declaraties ingeschoten en deze declaraties zijn allen goedgekeurd. De laatste declaratie die u indient, is een bedrag van €200 met als gevolg dat u deze afkeurreden terug krijgt. De afkeur is juist, want er staat nog slechts een bedrag van €100 open. Controleer goed of het overschreden bedrag (€100) niet onder een andere toewijzing valt.

    Gedeclareerde prestatie valt buiten de gemachtigde periode

    In dit geval dient u een declaratie in met een begin en/-of einddatum die buiten de toewijzingsperiode valt. Controleer welke begin- en einddatum de toewijzing heeft in het Digitaal Leefplein. U kunt geen declaratie indienen met een datum die voor of na de toewijzing valt.

    Factuurnummer declarant ontbreekt, is onjuist of is niet uniek (nummer is reeds gebruikt in een voorgaande factuur)

    Ook deze afkeurreden kent meerdere oorzaken. In de meeste gevallen betekent het dat u al eerder een declaratie over deze periode heeft ingediend.

  • 3. Ik heb geen 301 bericht ontvangen

    Het kan voorkomen dat u wel een toewijzing heeft ontvangen via het Digitaal Leefplein (DLP), maar niet het bijbehorende 301- bericht. Mocht u wel een mailnotificatie hebben ontvangen via het DLP, maar nog geen 301-bericht via Vecozo, neemt u dan even contact met ons op via Contractbeheer@regiogv.nl
  • 4. Ik wil graag declareren via de berichtenconverter, hoe werkt dit?

    Als u geen financieel pakket gebruikt, dan kunt u voor het indienen van declaraties gebruik maken van de VNG berichten app. Voor meer informatie Klik hier
  • 5. Wat zijn de betalingstermijnen?

    Na goedkeuring van een correcte declaratie geldt er een contractuele betalingstermijn van 30 dagen om een declaratie uit te betalen. Momenteel vinden de meeste betalingen binnen 20 dagen plaats. Regio Gooi en Vechtstreek controleert dagelijks alle declaratieberichten en stuurt in 95% van alle gevallen dezelfde dag retourinformatie terug.
  • 6. Waar vind ik de tarieven?

    De tarievenlijsten voor de WMO vindt u hier.

    De tarievenlijsten voor de Jeugdwet vindt u hier
  • 7. Waar vind ik de productcodes?

    De productencodelijst vindt u hier
  • 8. Hoe krijg ik een AGB code?

    Via de website agbcode.nl kunt u een AGB-code aanvragen. Voor meer informatie klik hier
  • 9. Hoe kan ik mij laten aansluiten bij Vecozo?

    Om gebruik te maken van het digitale berichtenverkeer dient u zich aan te sluiten bij Vecozo. Dit kan door middel van dit inschrijfformulier https://www.vecozo.nl/kennisbank/nieuweklant/
    Houd u er rekening mee dat u onderstaande gegevens/documenten bij de hand heeft om alles correct in te vullen;

    • AGB-code van de onderneming en eventueel de vestiging(en)
    • KvK-nummer van de onderneming en eventueel de vestiging(en)
    • Naam van de tekenbevoegde
    • Naam van de contactpersoon (alleen bij nieuwe klanten)
    • Uw persoonlijke contactgegevens.

    Nadat u aangesloten bent bij Vecozo, dient u nog certificaten te installeren op uw Vecozo-aansluiting. Tenslotte dienen de rechten ingesteld te worden op deze certificaten.

    Voor meer informatie omtrent de aansluiting van Vecozo, verwijzen we u door naar de supportdesk van Vecozo.

  • 10. Wat zijn de gemeentecodes van de deelnemende gemeenten binnen de Regio?

    Blaricum 376 
    Eemnes 317
    Huizen 406
    Laren 417
    Hilversum 402
    Gooise Meren 1942
    Weesp 457
    Wijdemeren 1696

  • 11. Mijn KvK wordt aangepast, wat moet ik doen?

    Als uw KvK-nummer wordt aangepast, is er geen rechtsgeldige overeenkomst meer van kracht. De reden hiervoor is dat u niet meer dezelfde partij bent waarmee de overeenkomst is afgesloten. Wanneer u van KVK-nummer wilt wisselen, kunt u dan vooraf contact opnemen met contractbeheer om een passende oplossing te zoeken.
  • 12. Mijn bankrekening is aangepast, wat moet ik doen?

    Als uw bankrekeningnummer is aangepast dan dient u dit door te geven aan Inkoop en Contractbeheer via contractbeheer@regiogv.nl
  • 13. Mijn AGB code is aangepast, wat moet ik doen?

    Een AGB-code aanpassen, vergt veel van de administratieve processen van Regio Gooi en Vechtstreek en de gemeenten, doordat het gehele toewijzingsproces en declaratieproces is ingericht op de betreffende periode. Wanneer een AGB-code verandert wordt, kan dit vergaande gevolgen hebben voor het administratieproces. Mocht u toch van plan zijn om uw AGB-code te wijzigen dan kunt u dit het beste doen in overleg met de afdeling Inkoop en Contractbeheer via contractbeheer@regiogv.nl
  • 14. Hoe moet ik gegevens aanleveren bij het CAK?

    Cliënten betalen een eigen bijdrage voor ondersteuning vanuit de Wmo. Om ervoor te zorgen dat deze cliënten een factuur voor de eigen bijdrage krijgen, is uw aanlevering van cliënt- en zorggegevens bij het CAK van belang. Tijdige, juiste en volledige aanlevering van gegevens zorgt ervoor dat de cliënt op tijd, in één keer de juiste factuur ontvangt. Deze aanlevering dient te gebeuren volgens de door het CAK gestelde voorwaarden. Op de website van het CAK (https://www.hetcak.nl/zakelijk/uw-situatie/u-levert-voor-het-eerst-gevens-wmo-wlz-aan) is informatie te vinden over het aanleveren van gegevens.

    Op basis van de met u afgesloten overeenkomst levert u per zorgperiode de productiegegevens aan van de geleverde zorg per cliënt. Op deze pagina staat meer informatie over de meldcodes die gehanteerd moeten worden bij de aanlevering van productiegegevens aan het CAK in 2017.

    Gegevens van cliënten die Intramurale zorg bij een Beschermd Wonen aanbieder afnemen waarbij er geen scheiding is tussen wonen/zorg wordt aangemeld door de centrumgemeente. In situaties waarbij er wel sprake is van zorg met een scheiding tussen wonen/zorg (dus geen opslag huisvesting) dienen aanbieders zelf de cliëntengegevens aan te leveren aan het CAK conform meegestuurde memo. Indien u deze memo niet in uw bezit heeft, dan kunt u deze opvragen bij de afdeling Contractbeheer via contractbeheer@regiogv.nl.
  • 15. Hoe kan ik een voorschot aanvragen?

    Regio Gooi en Vechtstreek werkt vanaf 2016 niet meer met bevoorschotting. U kunt dus geen voorschot aanvragen.